PENGARSIPAN

KOMPETENSI  DASAR PETUGAS

Ø   TERAMPIL MENGARSIPKAN SKCK

1)             Mengelompokkan SKCK berdasarkan hari dan tanggal penerbitan;

2)             Menyimpan data SKCK baik manual maupun    elektronik  di tempat yang telah ditentukan

 

Ø   TERAMPIL MENGELUARKAN ARSIP SKCK SESUAI KEBUTUHAN.

1)             Mengeluarkan SKCK sesuai kebutuhan/permintaan;

2)             Mencatat SKCK yang dikeluarkan dalam buku register.

 

Arsip adalah merupakan rekaman informasi dari aktifitas dan kegiatan suatu organisasi. Sebagai rekaman informasi arsip dapat digunakan untuk bahan perencanaan pelaksanaan dan pengawasan kegiatan organisasi.

 

Menyadari akan berkembangnya arsip yang meningkat dan tertumpuk serta tersebar  masing-masing berkas, maka perlu diadakan tindakan pengamanan arsip dengan cara pemberkasan arsip yang baik dan rapi untuk memudahkan dalam pencarian kembali arsip tersebut.

 

PENGARSIPAN

Sistem Pemberkasan adalah sistem penyimpanan arsip yang berdasarkan subyek dengan menggunakan kode klasifikasi atau kelompok subyek (masalah) secara logis, sistematis serta konsisten. Setiap subyek dan/atau sub subyek dipergunakan kata secara singkat, jelas dan mewakili informasi yang terkandung dalam arsip.

Penyusunan arsip adalah cara untuk menyusun arsip ke dalam susunan yang sistematis dan logis dengan memperhatikan tujuan kegunaan dan sifat dari berkas yang menunjang pelaksanaan kegiatan untuk dapat menata arsip dengan baik, dengan menggunakan kode klasifikasi, indeks dan tunjuk silang.

Agar penerapan sistem pemberkasan berdasarkan subyek dapat dilaksanakan secara konsisten, logis dan sistematis, maka perlu dibuatkan suatu bagan/pola klasifikasi yang berupa daftar pengelompokan subyek yang dibuat secara berjenjang dan disusun berdasarkan tugas dan fungsi organisasi.

Untuk kelompok subyek yang utama dapat disebut sebagai pokok masalah, kelompok subyek kedua sebagai sub masalah, kelompok subyek berikutnya sebagai sub-sub masalah. Jumlah tingkatan masalah tergantung pada besar kecilnya organisasi, jumlah arsip, serta jenis kegiatan.

Untuk memudahkan dalam penataan, penemuan kembali serta menjaga kerahasiaan arsip subyek-subyek (pokok masalah), sub subyek (sub masalah), sub-sub subyek (sub-sub masalah) dapat diberi atau ditentukan kode klasifikasinya dengan menggunakan gabungan antara huruf dan angka.

Dengan memanfaatkan arsip seoptimal mungkin, akan dapat dicapai tujuan organisasi, yaitu mulai dari perencanaan, pelaksanaan kegiatan serta pengawasan.

Mengingat pentingnya arsip dalam suatu organisasi, maka arsip harus disimpan, dikelola dengan baik dan benar sesuai dengan prinsip dan aturan yang berlaku,sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta efisien.

 

Hal yang penting di dalam mengelola arsip adalah sistem penataan arsip. Penataan arsipatau pemberkasan arsip (filing system) pada dasarnya merupakan suatu teknik atau cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis dan sistematis.

Salah satu sistem yang dapat diterapkan di dalam penataan arsip yaitu sistem pemberkasan berdasarkan subyek

 

PENGARSIPAN SKCK:

1. Pengarsipan dilakukan dengan sistem aplikasi database dan manual.
2. Pengarsipan dengan sistem aplikasi database dilakukan secara otomatis saat input data dilakukan.
3. Pengarsipan dengan sistem manual dilakukan dengan cara:
1. Pengumpulan arsip SKCK sesuai dengan tanggal penerbitan ke dalam map arsip.
2. Penulisan tanggal penerbitan SKCK di map arsip.
3. Pencatatan dalam register.
4. Penyimpanan map arsip tersebut di tempat yang telah ditentukan sesuai nomor urut (rak/lemari arsip).

PENGELUARAN ARSIP SKCK SESUAI KEBUTUHAN:

1. Penerimaan permintaan pimpinan/satker lain untuk mengecek  terkait catatan kriminal seseorang.
2. Pencarian data pemohon melalui sistem data base atau secara manual.
3. Pencarian dengan sistem database dilakukan melalui pencarian nama/tanggal lahir/tanggal penerbitan SKCK.
4. Pencetakan data yang dibutuhkan berdasarkan hasil pencarian.
5. Pencarian dengan sistem manual dilakukan dengan cara:
1. Melihat nama pemohon dan tanggal permohonan dalam buku register.
2. Mengeluarkan arsip SKCK.
3. Menginformasikan data kepada pihak yang meminta.
4. Mencatat pengeluaran arsip dalam buku register apabila arsip SKCK dipinjam.

PENGELUARAN ARSIP SKCK

1)          Masa penyimpanan / Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip (aktif/inaktif) SKCK yg masuk dalam PNBP untuk retensi aktif 1 Tahun dan Inaktif 9 Tahun (Perka ANRI No 36 / 2012).

2)          Berkas SKCK yang akan dimusnahkankan/Disposal wajib dilakukan penilaian kembali.

3)          Pelaksanaan pengeluaran & pemusnahan (disposal) wajib dilakukan pencatatan (buku register a/ entry data).

PENGELUARAN ARSIP SKCK

 - PEMUSNAHAN ARSIP DILAKUKAN TERHADAP ARSIP  TIDAK MEMILIKI NILAI GUNA;

- TELAH HABIS RETENSINYA DAN BERKETERANGAN DIMUSNAHKAN BERDASARKAN JRA;

TIDAK ADA PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG MELARANG;

 TIDAK BERKAITAN DENGAN PENYELESAIAN PROSES SUATU PERKARA.

PEMUSNAHAN ARSIP WAJIB DILAKSANAKAN SESUAI DENGAN PROSEDUR YANG BENAR.

PEMUSNAHAN ARSIP PADA PENCIPTA ARSIP MERUPAKAN TANGGUNG JAWAB PIMPINAN PENCIPTA ARSIP YANG BERSANGKUTAN